Hoe kan ik contactpersonen importeren?

In bulk relaties importeren kan je veel tijd besparen. In dit artikel lees je wat de mogelijkheden zijn wat betreft de gegevens van contactpersonen importeren.

Het Excel importbestand

Om contactpersonen te importeren is het van belang dat de organisaties van deze personen al in PerfectView staan. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je organisaties importeert.

Voor de import van contactpersonen bij organisaties is het noodzakelijk een apart importbestand te maken. Download het voorbeeldbestand hier. Net zoals bij de organisaties, zal bij het importeren van de contactpersonen een controle op dubbele gegevens worden uitgevoerd. Wij adviseren een unieke relatiecode toe te voegen voor alle contactpersonen.

Verder is het noodzakelijk de relatiecode van de organisatie ook toe te voegen aan de contactpersoon sheet. Op basis van deze kolom wordt de contactpersoon gekoppeld aan de organisatie. Naast deze twee relatiecodes is de kolom Achternaam verplicht om in je importbestand mee te nemen. De overige kolommen in het voorbeeldbestand zijn optioneel. Wanneer een kolom bij geen van de personen gevuld is, dan mag deze uit het importbestand verwijderd worden.

LET OP: de datumnotatie is dd-mm-yyyy.

De importmodule

Wanneer de Excel sheet klaar is om te importeren volg dan de volgende stappen in PerfectView:

1. Open de instellingen en klik op Gegevens importeren.
2. Maak een nieuwe importdefinitie aan.
3. Selecteer het relatietype dat je wilt importeren.
4. Upload het import bestand in .CSV-formaat.

Na het uploaden van het bestand kom je terecht in de importstappen waar we de kolommen uit het Excelbestand gaan koppelen aan velden in PerfectView:

1. Bestand: hier kan je het geüploade bestand downloaden en bij fouten eventueel vervangen.
2. Instellingen: in deze stap geef je aan wat er met een relatie moet gebeuren (overslaan of overschrijven) als deze al voorkomt in PerfectView op basis van het in stap 3 gekozen sleutelveld. Als je kiest voor overschrijven zal PerfectView de bestaande relatie overschrijven met de informatie uit het .CSV bestand.
3. Velden koppelen: in deze stap koppel je de kolommen uit je sheet aan de velden in PerfectView door op de knop +koppeling te klikken. Vervolgens kies je een sleutelveld waarop PerfectView de duplicaatcheck doet, deze kolom mag in het importbestand geen lege waarden hebben.
4. Contactpersoon koppelen aan organisaties: deze stap zorgt ervoor dat de contactpersonen aan de juiste relaties gekoppeld worden door middel van de kolom relatiecode organisatie.

Wanneer alle stappen juist zijn doorlopen, kan de import worden uitgevoerd.