De opvolgsectie

Elke activiteit die je aanmaakt komt standaard als openstaande activiteit in PerfectView. Onder de kop Opvolging kun je vervolgens handmatig bepalen of deze activiteit opgevolgd moet worden en indien dit het geval is dan kun je hier ook bepalen door wie en wanneer dit moet gebeuren.

De kop Opvolging bestaat uit een aantal knoppen:

1. Dit is de opvolgdatum en tijdstip waarop de activiteit naar boven zal komen in de Te doen lijst. Je kunt deze datum zelf aanpassen naar het moment waarop je iets zult moeten doen met deze activiteit. Zodra de opvolgdatum is verstreken dan zal er in de Te doen lijst van de medewerker op wiens naam de activiteit staat een rood klokje verschijnen. Wanneer er een oranje klokje staat dan staat de opvolgdatum op vandaag, op een tijdstip in de loop van de dag.
2. Je kunt ervoor kiezen om een activiteit door te sturen naar een collega. Deze activiteit wordt dan verplaatst van jouw Te doen lijst naar die van jouw collega en hij/zij ontvangt hier ook een e-mail notificatie van.
3. Ook kun je de activiteit in een gezamenlijke Te doen lijst plaatsen. Dit noemen we een wachtrij in PerfectView. Wachtrijen kunnen door de beheerder worden aangemaakt via Applicatie instellingen > Algemeen > Wachtrijen.
4. Zodra een activiteit is afgerond en geen opvolging meer behoeft dan kan deze worden gemarkeerd als voltooid. De activiteit staat nu niet meer in een Te doen lijst maar is nog wel terug te vinden in de activiteitenlijst op de kaart van de betreffende relatie en via de algemene activiteitenweergave.
5. Je kunt ook notities toevoegen. Deze zijn te zien voor jezelf en je collega’s in de activiteit en ook terug te vinden op het tabblad Tijdslijn van de relatie. Het maken van een notitie is essentieel in een CRM systeem. In de notities maak je opmerkingen en verslagen voor jezelf en je collega’s. Hier leg je bijvoorbeeld vast wat je hebt besproken met een relatie of geef je aan wat je verwacht van een collega wanneer je een activiteit doorzet. Wanneer je de notitie hebt getypt klik je op Toevoegen. De datum, tijd en naam van de gebruiker die de notitie maakt wordt automatisch bij de notitie gelogd.

Als je een activiteit per ongeluk hebt gemarkeerd als voltooid is dit niet ongedaan te maken of te heropenen. Je kunt dan het beste een nieuwe activiteit aanmaken en deze koppelen aan de afgesloten activiteit. Hiervoor klik je binnen de afgesloten activiteit op het tabblad Gekoppelde activiteiten en vervolgens op Toevoegen. Op deze manier zie je de samenhang tussen de activiteiten en heb je toch alle informatie op ‘één plaats’. Je kunt in een afgesloten activiteit wel notities blijven toevoegen.