Je CRM inrichten in 5 stappen

Als je dit artikel opent, is de kans groot dat je hebt besloten te gaan werken met PerfectView. Voordat je PerfectView kunt gaan gebruiken, zal de applicatie moeten worden ingericht. PerfectView is een standaardpakket. Dit betekent dat je het gemakkelijk kunt inrichten door het aan- en uitzetten van functionaliteiten en het vullen van keuzelijsten, sjablonen en kenmerken. Nadat je de volgende 5 stappen hebt gevolgd, is jouw CRM systeem klaar voor gebruik.

Stap 1: Relatiebeheer inrichten

In deze stap ga je CRM inrichten zodat je jouw relaties en de gewenste gegevens van deze relaties kunt vastleggen. Hou bij het bepalen van wat je gaat vastleggen in je achterhoofd dat je op alles wat je vastlegt van een relatie kunt zoeken, en ook selecties in bulk kunt maken. Wil je bijvoorbeeld een selectie kunnen maken van al je klanten in een specifieke klantgroep zodat je deze groep een mailing kunt verzenden? Dan is het belangrijk dat je per klant de klantgroep gaat vastleggen.

Voordat je onderstaande acties gaat uitvoeren adviseren we je om deze korte video te bekijken. Hierin laat een CRM coach je zien hoe je CRM kunt gebruiken voor het beheren van je relaties. Dit zodat jij de juiste keuzes kunt maken bij het doen van de inrichting.

Acties om CRM in te richten voor relatiebeheer:

1. Bepalen met welke relatietypes je gaat werken
2. De rechten hiervoor juist inrichten
3. Het inrichten van de relatie keuzelijsten
4. Het definiëren van kenmerken
5. Het inrichten van relatie weergaven

Stap 2: Activiteiten inrichten

Nu je weet welke relaties en gegevens je vast gaat leggen in CRM kun je gaan nadenken over welke contactmomenten je bij deze relaties wilt kunnen registreren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan E-mails, Gespreksverslagen, Klachten en Verkoopkansen. De activiteiten moeten aansluiten bij de werkprocessen die jij binnen jouw organisatie hebt.

We adviseren je om, voordat je met de inrichtingsstappen aan de slag gaat, eerst even deze korte video te bekijken. Hierin laat een CRM coach je zien hoe je CRM kunt gebruiken voor het vastleggen van je contactmomenten. Dit zodat jij de juiste keuzes kunt maken bij het doen van de inrichting.

Acties om CRM in te richten voor activiteiten:

1. Bepalen met welke activiteitstypes je gaat werken
2. De rechten hiervoor juist inrichten
3. Het inrichten van de juiste keuzelijsten voor de activiteiten
4. Het aanmaken van wachtrijen
5. Het inrichten van Word sjablonen
6. Mailen vanuit PerfectView
7. Het inrichten van activiteiten weergaven

Stap 3: het vullen van de database

Heb je bestaande data uit een ander systeem die moet worden overgezet naar CRM Online? Indien de hoeveelheid aan beschikbare data beperkt is kun je ervoor kiezen om de data handmatig in te voeren in CRM Online. Dit is een goede oefening om het systeem snel onder de knie te krijgen. Dit geeft je veel profijt bij de ingebruikname van CRM. Als je echter te veel data hebt om handmatig in te kloppen kun je er ook voor kiezen om de data in bulk te importeren. We adviseren je hierbij wel om kritisch te kijken naar de kwaliteit van de data.

Stap 4: koppelen met andere systemen

Om optimaal gebruik te maken van het nieuwe systeem is het handig om het te koppelen aan andere systemen welke je reeds gebruikt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een koppeling met je mailsysteem om zodoende alle mails die je ontvangt van je relaties te archiveren in CRM. PerfectView kent een aantal standaard koppelingen. Sommige koppelingen kunnen door een beheerder in één keer voor alle gebruikers beschikbaar worden gesteld, andere koppelingen kunnen gebruikers zelf activeren zodra zij toegang hebben tot het systeem. Is er geen standaard koppeling beschikbaar voor het pakket waarmee je wilt koppelen? Geen probleem! PerfectView kent een open API. Dit betekent dat een system integrator wellicht een maatwerk koppeling kan maken waarbij onze API wordt aangesproken. Klik hier voor een overzicht van de beschikbare documentatie over de standaard koppelingen.

Stap 5: Collega’s uitnodigen

Nu je alle bovenstaande stappen hebt doorlopen is CRM klaar voor gebruik. Je kunt nu je collega’s uitnodigen. Let er hierbij op dat je de juiste rechten aan elke gebruiker toekent. Ook adviseren wij om elke gebruiker te trainen alvorens je hem/haar laat werken in het CRM. Daarnaast leert de ervaring dat het handig is om een naslagwerk voor de gebruikers beschikbaar te hebben. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een handleiding met daarin de werkafspraken.

En dan nu…

Na het doorlopen van bovenstaande stappen is jouw CRM omgeving klaar voor gebruik. Wij wensen je veel succes met de livegang en plezier met het gebruik!