Hoe kan ik organisaties importeren?

In bulk relaties importeren kan je veel tijd besparen. In dit artikel lees je wat de mogelijkheden zijn wat betreft gegevens die je van organisaties kan importeren.

Het Excel importbestand

In het voorbeeld importbestand vind je qua opmaak hoe en welke gegevens je kan importeren van een organisatie. In het artikel Hoe kan ik gegevens importeren? wordt beschreven waar je alle voorbeeldbestanden kan vinden. Hieronder tref je een overzicht van de meest gebruikte relatietypen en bijhorende voorbeeldbestanden:

De eerste twee kolommen organisatienaam en relatiecode zijn verplicht om te importeren, je wilt natuurlijk altijd weten om welke organisatie het gaat. Verder wordt de relatiecode gebruikt om de relatie binnen PerfectView uniek te maken. Bij het importeren van de organisatiegegevens zal PerfectView een controle op eventuele dubbele gegevens uitvoeren door middel van één of meerdere sleutelvelden. Om deze controle goed te laten verlopen is het noodzakelijk deze controle op basis van een uniek gegeven uit te voeren. De naam van een organisatie kan meerdere keren in de database staan, omdat er verschillende locaties van de organisatie kunnen bestaan. Wij adviseren daarom een unieke relatiecode toe te voegen. De overige velden in het voorbeeldbestand zijn optioneel. Wanneer een kolom bij geen van de organisaties gevuld is, dan mag deze uit het importbestand verwijderd worden.

LET OP: de datumnotatie is dd-mm-yyyy.

De importmodule

Wanneer de Excel sheet klaar is om te importeren volg dan de volgende stappen in PerfectView:

1. Open de instellingen en klik op Gegevens importeren.
2. Maak een nieuwe importdefinitie aan.
3. Selecteer het relatietype dat je wilt importeren.
4. Upload het import bestand in .CSV-formaat.

Na het uploaden van het bestand kom je terecht in de importstappen waar we de kolommen uit het excelbestand gaan koppelen aan velden in PerfectView:

1. Bestand: hier kan je het geüploade bestand downloaden en bij fouten eventueel vervangen.
2. Instellingen: in deze stap geef je aan wat er met een relatie moet gebeuren (overslaan of overschrijven) als deze al voorkomt in PerfectView op basis van het sleutelveld welke je kiest in stap 3. Als je kiest voor overschrijven, zal PerfectView de bestaande relatie overschrijven met de informatie uit het .CSV bestand.
3. Velden koppelen: in deze stap koppel je de kolommen uit je sheet aan de velden in PerfectView door op de knop +koppeling te klikken. Vervolgens kies je een sleutelveld waarop PerfectView de duplicaatcheck doet, deze kolom mag in het importbestand geen lege waarden bevatten.

Wanneer alle stappen juist zijn doorlopen, kan de import worden uitgevoerd.