Hoe kan ik particulieren importeren?

In bulk relaties importeren kan je veel tijd besparen. In dit artikel lees je wat de mogelijkheden zijn om gegevens van particulieren in een keer in te lezen.

Het Excel importbestand

In het voorbeeld importbestand staan alle velden die in PerfectView importeerbaar zijn. In het artikel wordt beschreven waar je alle voorbeeldbestanden kan vinden. Hieronder tref je een overzicht van de meest gebruikte relatietypes en bijhorende voorbeeldbestanden:

De kolommen Achternaam en Relatiecode zijn verplicht om te importeren, je wilt natuurlijk altijd weten om welke persoon het gaat. Verder wordt de relatiecode gebruikt om de relatie binnen PerfectView uniek te maken. Bij het importeren van de organisatiegegevens zal PerfectView een controle op eventuele dubbele gegevens uitvoeren door middel van één of meerdere sleutelvelden. Om deze controle goed te laten verlopen is het noodzakelijk deze controle op basis van een uniek gegeven uit te voeren. De naam van een persoon kan meerdere keren in de database staan, omdat mensen dezelfde achternaam kunnen hebben. Wij adviseren daarom een unieke relatiecode toe te voegen. De overige velden in het voorbeeldbestand zijn optioneel. Wanneer een kolom bij geen van de personen gevuld is, dan mag deze uit het importbestand verwijderd worden.

LET OP: de datumnotatie is dd-mm-yyyy.

De importmodule

Wanneer de Excelsheet klaar is om te importeren volg dan de volgende stappen in PerfectView:

1. Open de instellingen (gele tandwiel rechts) en klik op Gegevens importeren.
2. Maak een nieuwe importdefinitie aan.
3. Selecteer het relatietype dat je wilt importeren.
4. Upload het import bestand in .CSV-formaat.

Na het uploaden van het bestand kom je terecht in de importstappen waar we de kolommen uit het Excelbestand gaan koppelen aan velden in PerfectView:

1. Bestand: hier kan je het geüploade bestand downloaden en bij fouten eventueel vervangen.
2. Instellingen: in deze stap geef je aan wat er met een relatie moet gebeuren (overslaan of overschrijven) als deze al voorkomt in PerfectView op basis van het in stap 3 gekozen sleutelveld. Als je kiest voor overschrijven, zal PerfectView de bestaande relatie overschrijven met de informatie uit het .CSV bestand.
3. Velden koppelen: in deze stap koppel je de kolommen uit je sheet aan de velden in PerfectView door op de knop +koppeling te klikken. Vervolgens kies je een sleutelveld waarop PerfectView de duplicaatcheck doet, deze kolom mag in het importbestand geen lege waarden bevatten.

Wanneer alle stappen juist zijn doorlopen, kan de import worden uitgevoerd.