Hoe maak ik een brief?

Vanuit PerfectView kun je heel gemakkelijk brieven opstellen. Je kunt individuele brieven opstellen welke gericht zijn aan één relatie, maar je kunt ook in bulk brieven maken voor meerdere relaties. In dit artikel lees je hoe je dit doet.

Brief versturen naar één relatie

Je kunt vanuit alle activiteiten brieven genereren. Om dit te kunnen doen zal wel eerst het brief sjabloon moeten worden geüpload. In het brief sjabloon wordt bepaald hoe de brief eruit komt te zien en welke tekst er op het moment van samenvoegen automatisch in komt te staan. Het sjabloon is een Word document. In dit artikel lees je hoe je Word sjablonen inricht en kunt uploaden in PerfectView.

Zodra het sjabloon is geüpload kan het worden gebruikt. Volg de volgende stappen om als gebruiker een brief samen te voegen:

1. Open de kaart van de relatie waaraan je de brief wilt verzenden.
2. Ga naar het tabblad Activiteiten.
3. Open de activiteit van waaruit je de brief wilt samenvoegen, of klik op Toevoegen om een nieuwe activiteit aan te maken.
   Let op: dit moet dus het type activiteit zijn waarbinnen het sjabloon beschikbaar is gesteld
4. Klik rechtsboven op de blauwe actie knop en kies voor Word document.
5. Selecteer het sjabloon wat je wilt gebruiken.
6. Het document wordt nu samengevoegd. Afhankelijk van je browserinstellingen wordt het direct geopend of geplaatst in je downloads zodat je het vanuit daar kunt openen.
7. Wanneer je PerfectView hebt gekoppeld aan Office kun je het document nu nog bewerken. Bij het sluiten van het document met het kruisje rechtsboven krijg je automatisch de vraag of je wijzigingen wilt opslaan. Het document wordt nu inclusief wijzigen als nieuwe versie opgeslagen in de activiteit op het tabblad Bijlagen.
8. Verzend het document. Dit kan door het te printen en per post te versturen maar je kunt het document ook als bijlage mee sturen bij een e-mail. Je kunt deze e-mail versturen vanuit de activiteit. Klik hiervoor rechtsboven op de blauwe actie knop en kies voor E-mail.

Brief versturen naar meerdere relaties

Je kunt in PerfectView in bulk brieven samenvoegen voor meerdere relaties. Op deze manier kun je gepersonaliseerde brieven gemakkelijk en snel opstellen. Ook hier geldt dat er hiervoor eerst een sjabloon zal moeten worden ingericht. In het sjabloon wordt de tekst en de opmaak van de mail bepaalt. Je leest hier meer over het inrichten en uploaden van een Word sjabloon.

Volg onderstaande stappen om een mailing per post te verzenden:

1. Maak een selectie van de relaties die je wilt aanschrijven.
2. Start een campagne.
3. Geef bij de campagne in PerfectView aan dat je een mailing wilt verzenden en kies bij het medium voor brieven / etiketten.
4. Selecteer in de stap Sjabloon het briefsjabloon wat je wilt gebruiken.
5. Kies in de laatste stap voor Uitvoeren.
6. Er wordt nu automatisch een activiteit van het type Mailing aangemaakt. Deze activiteit kom standaard in je Te doen lijst te staan. Door deze activiteit te openen kun je naar het tabblad Bijlagen toe gaan. Hier vindt je nu je samengevoegde brieven of etiketten.

Bekijk hieronder een opgenomen webinar waarin een van onze coaches bovenstaande stappen met je doorloopt. In dit voorbeeld wordt laten zien hoe je etiketten kunt samenvoegen, maar op exact dezelfde manier voeg je ook een brief samen.